Continia Document Capture to rozwiązanie wykorzystujące technologię OCR. Jest w pełni zintegrowane z Dynamics NAV oraz Business Central. Główna funkcjonalność umożliwia użytkownikowi skanowanie papierowych faktur w celu szybkiego wprowadzenia danych z faktury do systemu. Każdy wiersz z faktury jest automatycznie powiązywany z istniejącym zamówieniem zakupu. Praktyka pokazuje że rozwiązania OCR takie jak Continia Document Capture bardzo usprawniają procesy administracyjne. Poza tym, że dokument jest przesłany do systemu to jest jeszcze przekształcony na edytowalną formę (np. Word, Excel, plik tekstowy). Warto podkreślić, że Continia Document Capture to oprogramowanie OCR, które działa bardzo sprawnie. Konwersja jednej strony A4 trwa około 15-60 sekund. Skuteczność oprogramowania szacuje się na 99,9%.
Przykładowe dokumenty jakie najczęściej są skanowane to faktury (zakupu oraz sprzedaży), zamówienia sprzedaży, dokumenty kadrowe oraz dokumenty powiązane z planem kont.
Funkcjonalności jakie znajdziemy w Continia Document Capture to między innymi:
- Pobieranie i rejestrowanie dokumentów z poczty e-mail.
- Akceptacja dokumentów za pośrednictwem systemu Dynamics NAV/Business Cnetral lub za pomocą dedykowanego serwisu internetowego.
- Można zdefiniować różne ścieżki akceptacje. Możliwa jest także automatyczna akceptacja na podstawie reguł.
- Oprogramowanie rozpoznaje ponad 180 języków i dialektów dzięki technologii OCR ABBY.
- Istnieje możliwość wyszukania dokumentu na podstawie treści zeskanowanego tekstu.
Poniżej prezentujemy nagrania z naszego webinarium, podczas którego prezentujemy możliwości Continia Document Capture
Poniżej pytania, które padły podczas webinarium w czasie sesji Q&A:
Czy możliwe jest wyszukanie tekstu na podstawie zeskanowanego dokumentu?
Tak, OCR skanuje każdy znak na fakturze i przechowuje zeskanowane dane w bazie danych. Jeśli chcesz wyszukać konkretny znak, słowo lub zdanie to jest to możliwe.
Czy można przypisać dokument potwierdzający zakup do faktur zakupu?
Przypisanie może się opierać na numerze pozycji, ilości lub koszcie jednostkowym.
Jak obsługiwana jest niezgodność pomiędzy tym co jest w dokumencie zakupu WZ a liniami/pozycjami na fakturze VAT?
Kiedy coś się nie zgadza to można to edytować własnoręcznie. System powinien poinformować użytkownika, że określone pozycje się nie zgadzają.
Czy obsługiwana jest sytuacja, w której format daty jest inny niż domyślny (np. na fakturze od dostawcy)?
Continia konwertuje różne formaty daty to jednej domyślnej. Co prawda może zdarzyć się problem z rozpoznaniem dat, które nie mają określonego formatu i mogą być odczytane w różny sposób. Przykładem jest 02.01.2021 oraz 01.02.2021. (2 stycznia 2021 lub 1 lutego 2021). Ale nie sprawia to problemu, gdyż użytkownik zawsze może poprawić datę. Poza tym, system w takich przypadkach może pytać, czy data jest poprawna.
Co w przypadku, gdy faktura jest dostarczona szybciej niż towar?
Continia może zintegrować dokument zamówienia zakupu z potwierdzeniem otrzymania towaru. Jest to całkowicie elastyczne to znaczy, że każda firma może ustawić integracje pomiędzy poszczególnymi dokumentami wedle swoich potrzeb.
Czy zamówienie jest automatycznie odznaczane po zaksięgowaniu faktury?
To nie jest domyślna funkcjonalność. Natomiast można ustawić „jobs”, który np. automatycznie usuwa zamówienie zakupu w przypadku zaksięgowania faktury.
Czy można zaksięgować faktury z datą przyszłą lub przeszłą?
Jeśli jest ustawiony prawidłowy okres księgowy to oczywiście tak. Jeśli np. potrzebujesz zaksięgować dokument z datą jutrzejszą lub wczorajszą to da się to zrobić. Continia ma coś na zasadzie alokacji dokumentów. W efekcie możesz zaplanować księgowanie niektórych dokumentów na przyszłość.
Jak to działa, gdy otrzymaliśmy fakturę, która nie pasuje do żadnego zamówienia (np. miesięczny rachunek za telefon)?
To zależy od użytkownika czy chce łączyć faktury z dokumentami potwierdzającymi zamówienie. Jeśli nie ma takiej potrzeby to nie trzeba tego robić.