Zdecydowałeś się na wdrożenie systemu ERP. Wraz z podjęciem decyzji pojawia się wiele pytań. Jakie są kolejne kroki? Jaką firmą wdrożeniową wybrać? Jak przygotować się do wdrożenia? Jakie są najczęściej popełniane błędy? W tym artykule spróbujemy odpowiedzieć na pytanie dotyczące najczęstszych błędów przy wdrożeniach systemu ERP.
Według badania Report on ERP Systems & Enterprise Software przygotowanego przez Panorama Consultin Group, 89% respondentów zadeklarowało satysfakcje z wdrożonego systemu. Natomiast zaledwie 26% dobrze ocenia doświadczenia z dostawcą rozwiązania. Dane te jednoznacznie pokazują jak ważny jest wybór doświadczonego i zaufanego dostawcy.
Jakie są typowe problemy podczas wdrożenia systemu ERP?
1. Niewielkie zaangażowanie pracowników z różnych działów w proces wdrożeniowy & lekceważenie potrzeby szkolenia pracowników.
Zintegrowane systemy jak nazwa wskazuje obejmują różne działy w organizacji. Zatem przygotowując się do wdrożeń należy zaangażować pracowników z różnych działów tak aby każdy mógł się przygotować do rozpoczęcia pracy z systemem. Pomocne są odpowiednio przeprowadzone szkolenia lub warsztaty przez firmę wdrożeniową. Dla kadry zarządczej ważne powinno być zaakceptowanie systemu przez pracowników i zadbanie o to aby potrafili swobodnie pracować w nowym środowisku. Użytkownicy muszą dokładnie wiedzieć jakie korzyści oferuje im nowy system i jak za jego pomocą zwiększyć efektywność dotychczasowej pracy.
2. Brak określenia priorytetowych procesów w przedsiębiorstwie & błędy w fazie analizy.
Organizacje, które nie potrafią jasno określić priorytetowych procesów narażają się na problemy natury technicznej. Należy mieć na uwadze że system może zostać oddany do użytku dopiero wtedy gdy kluczowe procesy działają bezbłędnie. Niestety brak określenia najważniejszych elementów podczas fazy planowania może mieć poważne skutki w końcowym etapie wdrożenia. Doświadczenie pokazuje że przedsiębiorcy oczekują wyższej wydajności i innowacyjnych rozwiązań. Natomiast aby do tego doszło trzeba ogólne hasła zamienić na konkretne wytyczne.
3. Brak dokumentacji, brak sprawdzonej metodyki
Z pozoru brzmi to banalnie aczkolwiek dokumentacja i określenie harmonogramu prac ma kluczowe znaczenie dla powodzenia całego projektu. Każda firma ma własną kulturę pracy oraz różne priorytety podczas codziennych zadań. Dlatego należy już w fazie Analizy jasno określić sposób komunikacji pomiędzy firmą wdrożeniową a klientem. Niewątpliwie, duży wpływ na udane wdrożenie systemu na wybór zaufanej firmy wdrożeniowej oraz sprawdzonej metodyki działania. Na przykład w Dynamics Development Center wykorzystuje się metodykę SureStep która jest rekomendowana przez Microsoft. Metodyka opera się na doświadczeniu zebranym we wcześniejszych implementacjach i pozwala zarządzać realizowanym projektem według sprawdzonych praktyk.
4. Zbyt mały udział osób decyzyjnych w procesie wdrożeniowym
Biurokracja znacząco spowalnia rozwój w niemal każdym obszarze działalności. Nie inaczej jest w przypadku wdrożenia systemu ERP. Każdy z nas zdaje sobie sprawę że wieloetapowe podejmowanie decyzji potrafi znacząco utrudnić ukończenie projektu w założonych ramach czasowych. Dlatego bardzo istotne jest zaangażowanie osób decyzyjnych w cały proces wdrożeniowy.
5. Błędy powdrożeniowe: stare oprogramowanie, brak kontynuacji testów, zaniedbanie rozwoju systemu.
a) Stare oprogramowanie: popularnym błędem w organizacjach wdrażających nowoczesne rozwiązanie ERP jest równoległe korzystanie z starych aplikacji i narzędzi. Tego rodzaju działania blokują rozwój organizacji i niepotrzebnie zwiększają koszty związane z utrzymaniem niepotrzebnego oprogramowania.
b) Zaniedbanie testów w fazie powdrożeniowej: Go-Live systemu poprzedzają wnikliwe testy funkcjonalne, natomiast należy mieć na uwadze że również po wdrożeniu należy wnikliwie monitorować system, tak by ograniczyć wszelkie problemy tzw. „wieku dziecięcego”.
c) Zaniedbanie rozwoju systemu: przygoda z systemem ERP nie kończy się z dniem uruchomienia nowego rozwiązania. Efektywne konkurowanie na rynku w czasach cyfrowej transformacji wymaga ciągłego dostosowywania się do dynamicznie zmieniających się realiów biznesowych.