Case study – North Trampoline

Wdrożenie w North Trampoline to przykład wdrożenia Business Central w globalnie działającej firmie dystrybucyjnej. Wdrożenie obejmowało aż 5 lokalizacji (Szwecja, Norwegia, Dania, Wielka Brytania Stany Zjednoczone). Dodatkowym wyzwaniem był fakt, że kontakty pomiędzy klientem (North Trampoline) a dostawcą (EIP Dynamics) odbywały się wyłącznie w sposób zdalny. Pomimo wyzwań, zaledwie w ciągu 4 miesięcy udało się wdrożyć globalnie działający system. Prace wdrożeniowe rozpoczęły się 24.09.2021 r., a klient zaczął produkcyjnie korzystać z systemu 17.01.2022r.

Kluczowe informacje

• Case study dotyczy wdrożenia Business Central Online w globalnie działającej firmie dystrybucyjnej.
• Obsługiwane lokalizacje: Szwecja, Norwegia, Dania, Wielka Brytania Stany Zjednoczone.
• Czas wdrożenia: 4 miesiące (od 24.09.2021 do 17.01.2022).
• Obsługiwane lokalizacje: Szwecja (dwie spółki), Norwegia, Dania, Wielka Brytania, Stany Zjednoczone.
• Ilość użytkowników/licencji: 33 użytkowników FULL Essentials + 7 Team Member
• Integracja z platformą płatności: Klarna​.
• Integracja z trzema aplikacjami WMS: Ongoing, ServiceLine oraz Mintsoft (za pomocą API).
• Integracja z platformami sprzedażowymi: Optimizely, Shopify.

Dlaczego klient zdecydował się na Dynamics 365 Business Central?

North Trampoline jest marką firmy Avero AB. Siedziba główna znajduje się w Göteborgu w Szwecji. Firma zajmuje się produkcją trampolin. Przedsiębiorstwo swoje początki miało w 2004 roku, wówczas w ciągu kilku lat firma stała się wiodącym producentem trampolin na rynku skandynawskim. Korzystając ze zdobytego doświadczenia, w 2012 roku utworzono globalny brand znany pod nazwą North Trampoline. Obecnie marka ta jest obecna między innymi na rynku europejskim, w Stanach Zjednoczonych oraz w Australii.

Klient zdecydował się na Dynamics 365 Business Central, ponieważ wcześniej korzystał z rozwiązania z rodziny Microsoft (Dynamics NAV 2015), dla którego skończyło się wsparcie techniczne. W rezultacie uznano, że jest to dobra okazja do przemyślenia procesów, przeglądu wykonanych i potrzebnych modyfikacji oraz wyczyszczenia danych. Poza tym, firma odnotowała globalny wzrost, co naturalnie spowodowało, że pojawiła się potrzeba posiadania nowoczesnego systemu ERP. Między innymi pojawiła się potrzeba integracji procesów zachodzących na różnych rynkach (w różnych krajach). Co istotne, za każdym razem podkreślano, że jest to reimplementacja, a nie upgrade. Innymi słowy, wdrożenie Business Central miało być kompletnie nowym podejściem do projektu a nie jedynie przejściem na nową wersje systemu.

Elementy, które wpłynęły na podjęcie decyzji o wdrożeniu:

• Zakończyło się wsparcie dla wcześniej wykorzystywanego systemu (Microsoft Dynamics NAV 2015).
• Firma odnotowała globalny wzrost, co naturalnie spowodowało, że pojawiła się potrzeba posiadania nowoczesnego systemu ERP. Między innymi pojawiła się potrzeba integracji procesów zachodzących na różnych rynkach (w różnych krajach).
• Klient chciał zautomatyzować niektóre procesy i uzyskać większą kontrolę nad danymi.
• Klient chciał korzystać z rozwiązań opartych o chmurę zamiast on-premises.

„Głównymi powodami wybrania rozwiązania opartego na chmurze było zwiększenie wydajności operacyjnej, obniżenie kosztów i poprawa elastyczności. Zdecydowaliśmy się na EIP Dynamics ponieważ zespół zrobił świetne wrażenie na pierwszych spotkaniach, byli kompetentni, a ich znajomość języka angielskiego była naprawdę dobra. Zaoferowali niższe koszty w porównaniu ze szwedzkimi konsultantami, a byli tak samo dobrzy, a nawet lepsi.” – Patrik Falenius (Global Accounting & Legal Entities Mgr w North Trampoline).

Jak długo trwało wdrożenie systemu?

W czerwcu 2021 roku została zaprezentowana wersja demonstracyjna systemu. Od początku lipca do początku września trwał etap analizy. Wdrożenie rozpoczęło się 24.09.2021, a klient zaczął produkcyjnie korzystać z systemu 17.01.2022. W rezultacie udało się uruchomić globalnie działający system w ciągu około 4 miesięcy!

Jakie były główne wyzwania związane z wdrożeniem (perspektywa klienta)? 

• Bardzo krótki czas realizacji projektu (termin na wykonanie prac wynosił tylko 5 miesięcy).
• Nie zatrudniono nowych pracowników do zarządzania tym projektem. W związku z czym zarządzanie zarówno projektem, jak i codziennymi czynnościami operacyjnymi było wyzwaniem.
• Wyzwaniem było uruchomienie systemu jednocześnie w 6 podmiotach i 5 krajach (UK, SE, NO, DE i US).
• Zespół z Wielkiej Brytanii nie miał wcześniejszego doświadczenia z systemami klasy ERP.
• Zespół z Wielkiej Brytanii musiał zmienić wiele swoich procesów.

Jak przebiegało wdrożenie z perspektywy konsultanta EIP Dynamics?

„Dzięki temu, że klient zdecydował się na wdrożenie Dynamics 365 Business Central w wersji Online, podczas wdrożenia nie trzeba było przeznaczać czasu na zarządzanie infrastrukturą IT. Poza tym, uproszczone jest zarządzanie środowiskami i użytkownikami. Między innymi wygodne jest powielanie wcześniej przygotowanych modyfikacji i interfejsów w różnych bazach danych odnoszących się do różnych lokalizacji.

Mimo wielu zalet, trzeba też odnotować, że automatyczne aktualizacje w Business Central, wciąż wymagają drobnego wsparcia ze strony Partnera. Poza tym, użytkownicy, którzy przechodzą ze starszych wersji Dynamics NAV do nowoczesnego klienta Webowego z reguły potrzebują wsparcia lub kompetentnie przeprowadzonego szkolenia.” – Mateusz Przybylski (Dynamics 365 BC Consultant).

Jak przebiegało wdrożenie z perspektywy Project Managera EIP Dynamics? 

„Wdrożenie odbywało się w 100% w sposób zdalny. Taki tryb pracy wiązał się z pewnymi wyzwaniami. Kluczem do sukcesu było zaufanie i partnerskie podejście pomiędzy Klientem a Dostawcą. Projekt wdrożeniowy był poprzedzony analizą z Klientem, która w transparentny sposób określiła zakres wdrożenia. Poza sumiennie wykonaną analizą można wyróżnić co najmniej kilka elementów, które zadecydowały o tym, że projekt się powiódł. Jest to między innymi: zaangażowanie kierowników projektu po obu stronach w trakcie prac wdrożeniowych (pilnowanie zakresu, budżetu i ram czasowych) oraz zdefiniowanie niezbędnego zestawu ustawień i interfejsów potrzebnych do pracy operacyjnej (co wiązało się z tym, że kilka funkcjonalności zostało uruchomionych w lutym oraz marcu 2022 r.). Nie bez znaczenia był też fakt, że wdrożenie odbywało się w chmurze. W rezultacie nie było barier/granic związanych z dostępem do aplikacji.” – Karol Ślusarski (Project Manager w EIP Dynamics).

Jakie są główne korzyści z wdrożenia systemu (z perspektywy klienta)? 

Główne korzyści na jakie wskazuje North Trampoline to pełna integracja z platformami typu marketplace oraz integracja z magazynem. Poza tym, klient podkreśla, że Business Central jest rozwiązaniem, który posiada szwedzką lokalizację – Swebase, dzięki czemu prowadzenie księgowości jest zgodne z lokalnymi wymogami. W odpowiedzi na pytanie o to jakie korzyści biznesowe osiągnęła firma North Trampoline dzięki migracji na platformę Dynamics 365 Business Central, przedstawiciel North Trampoline Patrik Falenius wymienia następujące elementy:

• Jeden zespół finansowy i operacyjny do obsługi wszystkich krajów.
• Łatwiej harmonizować i standaryzować procesy pomiędzy krajami.
• Bezproblemowe zarządzanie aktualizacjami, środowiskiem i użytkownikami.
• Możliwość wprowadzania rozszerzeń (technologia extensions).