MS Dynamics NAV w standardowym pakiecie wspiera wielofirmowość poprzez następujące funkcjonalności:
– Konsolidacja
– Transakcje międzyfirmowe
Konsolidacja w NAV odbywa się w specjalnie do tego założonej firmie. Do firmy tej kopiowane są zapisy ze wskazanych jednostek (widok Podmioty gospodarcze). Jednostki te mogą być częścią tej samej bazy danych. W tej sytuacji wykorzystywany jest mechanizm kopiowania danych pomiędzy firmami (bez użycia plików). Możliwe jest tez konsolidowanie danych z instalacji NAV, które są w odrębnych środowiskach (przy użyciu plików).
W module konsolidacji wskazujemy jakie konto będzie konsolidowane. Możemy wskazać czy chcemy konsolidować kwoty debet, kredy, czy obie.
Inicjując konto w konsolidacji wskazujemy jaki będzie nr konta docelowego. Jest to szczególnie przydatne gdy plan kont w jednostce konsolidowanej różni się od planu kont w jednostce konsolidującej.
Podczas konsolidacji w Microsoft Dynamics NAV można wskazać czy i jakie wymiary chcemy skonsolidować.
Funkcji konsolidującej można używać wielokrotnie w obrębie miesiąca.
Transakcje międzyfirmowe to funkcje przydatna przy wymianie sprzedażowo/zakupowych dokumentów (ale nie tylko) pomiędzy firmami posiadającymi Microsoft Dynamics NAV. W celu skonfigurowania przesyłania dokumentów należy zdefiniować Partnera Międzyfirmowego zarówno w firmie wysyłającej jak i odbierającej dokumenty.
Dokumenty które NAV rozpoznaje jako dokumenty międzyfirmowe trafiają do skrzynki nadawczej (Transakcje Międzyfirmowej Skrzynki Nadawczej) w firmie wysyłającej. Skrzynka wymaga działania użytkownika i oznaczenia dokumentu odpowiednim statusem (Zaakceptowany). Jeżeli dokument ma być wysłany użytkownik wysyła dokumenty naciskając odpowiedni przycisk (Wykonaj akcje dla wierszy).
Dokumenty trafiają bezpośrednio do firmy docelowej (jeżeli jest ona w tej samej bazie) lub generowany jest plik do odpowiedniej lokalizacji.
W firmie odbierającej dokument trafia do skrzynki odbiorczej (Transakcje Międzyfirmowej Skrzynki Odbiorczej) i jeżeli jest zaakceptowany tworzony jest z niego dokument zakupu
Powyższe funkcje należą do funkcjonalności standardowej pakietu Microsoft Dynamics NAV. My jako Dynamics Development Center, na podstawie naszych doświadczeń z klientami, rozszerzyliśmy te funkcjonalności o replikację danych oraz automatyzacje przepływu dokumentów.
Moduł replikacji danych jaki zbudowaliśmy bazuje na standardowych Pakietach Konfiguracji. Po określeniu tabel i pól które maja być zreplikowane, generowane są pakiety do odpowiednich firm (wskazywanych w ustawieniach). Pakiety są importowane i przetwarzane w firmach docelowych.
Rozwiązanie bazuje na nowych tabelach oraz na eventach. Dzięki temu w minimalnym stopniu ingerujemy w standardową funkcjonalność.
Automatyzacja przepływów dokumentów, szczególnie przydatna okazała się w firmach gdzie jedna z firm przechowuje zapasy a pozostałe je sprzedają. W takiej sytuacji przy zwykłej sprzedaży do klienta mamy do czynienia z następującymi dokumentami (załóżmy że firma B to firma magazynująca, a firma A sprzedająca):
Dokumenty firma A
– Zamówienie sprzedaży do klienta
– Zamówienie zakupu z firmy B
– PZ z firmy B
– WZ do klienta
Dokumenty firma B
– Zamówienie sprzedaży do firmy A
– WZ do firmy A na adres klienta firmy A
Taka liczba dokumentów na jedną operacje jest oczywiście możliwa do ręcznego wprowadzenia, ale jest ona czasochłonna (szczególnie jeżeli włączone jest śledzenie partii). W celu usprawnienia tego przepływu dokumentów przygotowaliśmy narzędzie które:
– wysyła zamówienie z firmy A do firmy B (za pomocą jednego kliknięcia) i tworzy zamówienie zakupu do firmy B
– wysyła dokument WZ z firmy B do A. WZ w firmie A staje się dokumentem PZ i WZ.
– wysyła fakturę sprzedaży z firmy B do A i ja automatycznie księguje.
Powyższe rozwiązania przyspieszają prace działów obsługi klienta w znaczący sposób, zmniejszając nakład pracy jaki trzeba przeznaczyć na wprowadzanie dokumentów w systemie oraz redukują liczbę błędów jakie mogą powstać przy ręcznym wprowadzaniu dokumentów.