Istnieje możliwość zakupu dwóch rodzajów modeli licencji: wieczysty (jednorazowy zakup) i abonamentowy (subskrypcja).
Licencja programowa zakupiona jednorazowo, czyli Model wieczysty (Perpetual Model)
W tym modelu licencję na program kupuje się na własność i można z niej korzystać bezterminowo. Licencje programowe wpisujące się w model wieczysty będą dobrym wyborem dla firm, które preferują jednorazowy wydatek i chciałyby zainstalować system na własnych zasobach sprzętowych (lub korzystać z rozwiązań typu Infrastructure as a Service [IaaS]).
Model wieczysty oferuje dwa typy licencji, w których dostęp dla użytkowników jednoczesnych (Concurrent Client Access Licenses – CALs), jest uzależniony od liczby użytkowników korzystających z systemu w tym samym czasie. System Microsoft Dynamics posiada dwa osobne „liczniki” licencji – jeden dla użytkowników z przypisaną licencją FULL User, a drugi dla użytkowników LIMITED.
Licencja programowa w modelu wieczystym zakłada wniesienie opłaty BREP (Business Ready Enhancement Plan) przez kupującego za pierwszy rok korzystania z licencji Microsoft Dynamics NAV. Od drugiego roku ta opłata jest opcjonalna.
Abonament (Subscription Model)
Microsoft Dynamics NAV w modelu abonamentowym to możliwość korzystania z licencji programowej tak długo, jak długo opłaca się miesięczną subskrypcję. W tym modelu programy licencjonowane zakupione przez klientów posiadają niższą opłatę początkową i elastyczne dopasowania liczby licencji do aktualnych potrzeb. Z licencji abonamentowych mogą korzystać firmy, które chcą aby ich rozwiązanie ERP było dostarczane jako Software as a Service (SaaS) przez partnera Dynamics NAV lub innego zewnętrznego dostawcę.
W modelu subskrypcyjnym licencjonowany jest każdy nazwany użytkownik systemu, niezależnie od liczby użytkowników logujących się do systemu równocześnie.
2. Licencjonowanie funkcjonalności i użytkowników
W systemie Microsoft Dynamics NAV 2017 (model wieczysty) licencjonowaniu podlega:
- Funkcjonalność:
- Starter Pack
- Extended Pack
- Użytkownicy:
- FULL User
- LIMITED User
Starter Pack systemu Microsoft Dynamics NAV, który jest podstawowym pakietem oraz minimalnym wymagadniem do uruchomienia, obejmuje 3 PEŁNYCH Użytkowników (FULL Users). Rozszerzona licencja Extended Pack pozwala użytkownikowi na dostęp do zaawansowanych funkcji systemu Microsoft Dynamics NAV.
Licencja programu w modelu abonamentowym obejmuje zarówno rozwiązanie i użytkowników:
- Standardowy użytkownik SAL – licencja programowa zakłada, że użytkownik będzie miał dostęp do funkcji pakietu startowego odpowiadającej użytkownikowi FULL User.
- Extended Use Additive SAL – dla każdego standardowego użytkownika SAL niezbędna jest jedna taka licencja na programy w systemie ERP Microsoft. będzie miał dostęp do funkcji Starter Pack i Extended Pack odpowiadającej użytkownikowi FULL User; potrzebujesz jednej takiej licencji dla każdego standardowego użytkownika SAL
- Limited User SAL – ma pełny dostęp do „Odczytu” i ograniczony dostęp do „Zapisu” danych wg zasad opisanych w punkcie 4.
3. Pakiety STARTER Pack i EXTENDED Pack
Starter Pack jest rodzajem licencji Microsoft Dynamics NAV, która jest przeznaczona dla firm, które potrzebują podstawowych informacji finansowych i funkcji handlowych:
- Zarządzanie finansami i księgowość
- Środki trwałe
- Sprzedaż
- Zakupy
- Zarządzanie zapasami
- Zarządzanie projektami
Dzięki licencji Extended Pack będziesz miał dostęp do dodatkowych funkcji:
- Zaawansowany Magazyn
- Produkcja
- Zarządzanie serwisem
Oto szczegółowa lista funkcji:
Appendix C: Microsoft Dynamics NAV 2017 Fuctionality Map
Extended Pack
4. Tajemniczy LIMITED User
Jednym z rodzajów licencji programu Microsoft Dynamics NAV jest opcja FULL User. W jej przypadku nie ma zbyt wiele miejsca na interpretację, ponieważ określa się ją jako „nieograniczony bezpośredni lub pośredni dostęp do wszystkich funkcji licencjonowanego oprogramowania, w tym konfigurowanie, administrowanie i zarządzanie wszystkimi parametrami lub funkcjonalnościami w całym rozwiązaniu ERP „. W praktyce oznacza to, że licencja programowa obejmuje pełny dostęp do ” Odczytu „i pełny dostęp do „Zapisu ” danych.
Użytkownik pracujący na licencji programowej „LIMITED User” ma udzielony dostęp do „Odczytu”, natomiast „Zapis” ograniczony jest do 3 pierwszych tabel danych po zalogowaniu użytkownika do systemu. Istnieją jednak dwa zastrzeżenia:
- Licencja programu Microsoft Dynamics NAV w wersji LIMITED nie ma dostępu do Księgi Głównej (tabela 17); ponadto nie może konfigurować uprawnień i kontroli dostępu.
- Z drugiej strony istnieje ponad 150 tabel zdefiniowanych w „Microsoft Dynamics NAV 2017 Licensing Guide” (Link oo Źródło Partner), które nie wliczają się do limitu 3 tabel.
Użytkownik w ramach licencji programowej LIMITED w systemie Dynamics NAV może wykonać następujące czynności:
- Tworzenie klientów, dostawców, kontaktów, szans sprzedaży
- Tworzenie i wysyłanie ofert sprzedaży, zamówień sprzedaży
- Tworzenie i wysyłanie zamówień zakupu
- Rejestrowanie czasu pracy
- Przechwytywanie danych z dokumentów kosztowych przy pomocy technologii Document Capture
- Wykorzystanie pulpitów użytkowników do realizacji procesów sprzedaży i zakupów
5. Aplication Builder, Solution Developer, Dodatkowe Obiekty
Aplikacja Microsoft Dynamics NAV bazuje w standardzie na następujących obiektach:
- Tabele
- Strony
- Raporty
- Codeunity
- Porty XML
- Zapytania (Queries)
Istnieją setki lub tysiące takich obiektów w standardowej funkcjonalności. Kolejną opcją z wielu rodzajów licencji programowych Microsoft Dynamics NAV, jest możliwość udoskonalenia systemu i wprowadzania zmian do których potrzebne będą dostępne obiekty, do nabycia w pakietach jako „Licencja na dodatkowe obiekty”.
Ponadto partnerzy Dynamics NAV mają bezpłatny dostęp do narzędzi, które umożliwiają wprowadzanie zmian w systemie. Licencje programowe na te narzędzia są realizowane oddzielnie dla klientów, którzy wykonują prace programistyczne w ramach własnego zespołu IT:
- Application Builder: pozwala tworzyć zupełnie nowe obszary funkcjonalne, umożliwiając dostosowanie systemu Microsoft Dynamics NAV do organizacji Klienta.
- Solution Developer: pozwala użyć tego narzędzia do tych samych celów co Application Builder, ale daje również dostęp do kodu, który edytuje chronione przed zapisem tabele. Przy pomocy Solution Developera można tworzyć lub edytować dowolne obiekty, a także korzystać z narzędzi Merge Tool, Upgrade Tool oraz edytora TIF.
6. Można wybrać różne modele wdrażania rozwiązania
Wdrożenie Microsoft Dynamics NAV na podstawie licencji wieczystej czy też subskrypcji jest możliwe na podstawie poniższych scenariuszy:
7. Dostęp dla użytkowników zewnętrznych (External Users)
Licencja programowa na pakiet Pakiet Starter Pack obejmuje prawa dla nieograniczonej liczby użytkowników External pozwalającym na korzystanie z rozwiązania ERP bez konieczności posiadania indywidualnych licencji dostępu, o ile spełnione są dwa ograniczenia:
- Użytkownicy zewnętrzni nie mogą korzystać z żadnego klienta dostarczonego przez Microsoft Dynamics NAV Application Programming Interface (API), takich jak klient Windows Dynamics NAV 2017, klient sieci Web Microsoft Dynamics NAV 2017, Dynamics NAV dla systemu Windows, aplikacja Microsoft Dynamics NAV na tablety iPad i telefony iPhone, aplikacja Microsoft Dynamics NAV na tablecie i telefony z systemem Android. Dlatego najbardziej popularnym sposobem na dostęp do aplikacji jest dedykowany portal (Web).
- Licencja External User nie może zostać użyta do świadczenia usług outsourcingu.
Twój administrator systemu tworzy użytkowników zewnętrznych (np. Klientów) w tabeli użytkowników, przypisując tym użytkownikom określenie External User.
8. Multiplexing
Mulitplexing jest praktyką dostępu do aplikacji poprzez Pooling Resource (zasoby wspólne) w celu zminimalizowania obciążenia bazy danych. Liczba aktywnych licencji programowych Microsoft Dynamics NAV nie zmniejsza się podczas użytkownia Muliplexing. Użytkownicy muszą posiadać odpowiednie licencje, niezależnie czy łączą się do bazy bezpośrednio czy przy pomocy Pooling Resource.
9. Prawo do przemieszczania licencji
Wdrożenie rozwiązań pakietów ERP jest możliwe za sprawą tylko jednej licencji Starter Pack – nawet jeśli instalacja jest wdrażana na wielu serwerach, o ile użytkownik jest właścicielem tych serwerów i znajdują się w tej samej fizycznej lokalizacji.
Dzięki prawu do swobodnego przemieszczania licencji, które jest dołączone do planu Enhancement Plan (BREP) możesz ponownie przypisać licencje programowe na rozwiązania ERP do:
- Każdego serwera z fizycznym systemem operacyjnym (OSE) lub wirtualnymi systemami operacyjnymi, które są przypisane do Twojej organizacji i znajdują się w tej samej farmie serwerów, tak często jak to jest potrzebne, lub
- Z jednej bazy serwerów do innej (w UE lub EFTA), ale nie na zasadzie krótkoterminowej (tzn. nie w ciągu 90 dni od ostatniego takiego zlecenia).
Warto wspomnieć, że licencje SQL Server Runtime, nie oferują prawa do przemieszczania licencji. W związku z tym, jeśli wdrożysz rozwiązanie ERP w środowisku IaaS, będziesz musiał licencjonować SQL za pośrednictwem innych programów licencjonowania.
10. Co to jest BREP i jak go obliczyć?
Kupując licencję na system Microsoft Dynamics NAV jesteśmy zobowiązani do opłacenia BREP (Business Ready Enhancement Plan). Jest to plan abonamentowy dla Dynamics NAV, który oblicza się jako 16% ceny cennikowej licencji i jest obowiązkowy w pierwszym roku posiadania licencji. Od drugiego roku można zdecydować, czy dalej opłacać BREP i skorzystać z zalet wymienionych w następnym punkcie.
Opłacając regularnie BREP można dokonywać nowych zakupów licencji. Każdy nowy zakup będzie zawierał opłatę BREP BREP obliczoną jako ułamek roku, który pozostał do daty następnego odnowienia licencji. Przykład: jeśli kupisz licencję na 3 miesiące przed rocznicą, nie będziesz płacić 16% BREP, ale tylko 4% (3/12 x 16%).
Jeśli zdecydujesz w pewnym momencie nie opłacać BREPu, możesz ponownie wrócić na plan abonamentowy płacąc „karę” 19% za okres, w którym Twój BREP nie był aktywny (plus 16% za rok do przodu). Taka możliwość istnieje jedynie w ciągu 3 lat od momentu wyrejestrowania z BREP (chyba że Microsoft wydłuży ten okres).
11. Jakie korzyści przynosi BREP?
- Dodatkowe rodzaje licencji programu Microsoft Dynamics NAV są możliwe do zakupienia jedynie dla klientów z BREP. Użytkownicy którzy nie posiadają BREP nie mogą dokonać nowych zakupów licencji i w pewnym momencie nie będą mogli rozwijać systemu.
- Możliwość uaktualnienia systemu bez dodatkowych kosztów – bieżąca inwestycja w licencje obniży koszt pozyskania licencji dla najnowszej wersji systemu. Zwykle oznacza to możliwość odtworzenia bieżącej liczby użytkowników i obiektów w nowej licencji.
- Dostęp do platformy Customer Source – jest portal dla klientów, na którym można znaleźć następujące materiały:
- Cumulative Updates (aktualizacje systemu)
- Materiały szkoleniowe
- Dokumentacja techniczna
- Dostęp do grup dyskusyjnych i społeczności
- Zastrzeżona cena (Protected List Price) – zakupiona licencja programu NAV Dynamics to pewność że pomimo wzrostu jej ceny na rynku w przyszłości, BREP zostanie obliczony w oparciu o cenę katalogową w momencie zakupu. Dzięki temu będziesz mógł z góry przewidzieć swoje inwestycje w BREP.
- Pomoc techniczna
12. Na co należy uważać?
Do najbardziej popularnych naruszeń w trakcie użytkowania różnych rodzajów licencji Microsoft Dynamics NAV należą:
- Pośredni dostęp – zapisanie transakcji użytkownika licencji programu LIMITED do tabeli tymczasowej, a następnie zaksięgowanie tej transakcji przez użytkownika licencji FULL w tabeli 17 jest przykładem pośredniego zapisu do tabeli 17, co jest niedozwolone. Transakcje utworzone przez użytkownika LIMITED nie są uważane za zapis pośredni, jeśli (i) są wykorzystywane przez użytkownika FULL jako dane wejściowe w celu zrealizowania jego zadań (ii) transakcje są przetwarzane indywidualnie (nie partiami).
- Klucze licencyjne a uprawnienia licencyjne – ważne jest rozróżnienie między kluczami licencyjnymi (kluczami aktywacyjnymi) a uprawnieniami licencyjnymi. Do aktywacji oprogramowania Microsoft Dynamics używa się kluczy licencyjnych. Uprawnienia licencyjne mówią o tym, z jakich funkcji programu można korzystać w zgodzie z Warunkami Licencyjnymi. To oznacza, że mogą wystąpić przypadki, w których użytkownik będzie w stanie aktywować oprogramowanie, ale nie będzie uprawniony do korzystania z niego.
Od czasu wydania Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 CU10 klucze licencyjne są specyficzne dla wersji. Na przykład klucz licencyjny programu Microsoft Dynamics NAV 2017 jest wymagany do aktywacji oprogramowania Microsoft Dynamics NAV 2017, jednocześnie klucz licencyjny Microsoft Dynamics NAV 2017 nie uruchamia żadnych innych wersji oprogramowania.