Rozważając wdrożenie nowoczesnego systemu ERP trzeba przejść przez pewien proces decyzyjny. Oczywiście nie ma jednoznacznego schematu opisującego w jaki sposób organizacje decydują się na zmianę rozwiązania ERP. Niemniej jednak można określić kilka etapów, które z reguły przybliżają firmy do podjęcia decyzji o zmianie wykorzystywanych rozwiązań. Wychodząc temu na przeciw w niniejszym artykule przedstawiamy jak w 5 krokach przybliżyć się do zmiany platformy ERP.
KROK 1: zidentyfikuj ograniczenia obecnego systemu
W celi zidentyfikowania ograniczeń obecnego systemu można określić, które procesy mogłyby być wykonywane efektywniej. Warto znaleźć i jasno określić ograniczenia, które stanowią przeszkodę dla produktywnej pracy.
Poza tym, warto sprawdzić, czy obecny system ERP jest wystarczająco elastyczny, aby sprostać rosnącym potrzebom organizacji. Elastyczny system ERP powinien umożliwiać obsłużenie nowych pracowników, klientów i procesów biznesowych.
Wiele firm uważa, że muszą dokonać całkowitej przebudowy istniejących procesów pozbywając się systemów i aplikacji, z których dotychczas korzystali. Warto wiedzieć, że czasami nie jest to regułą. Dzięki integracjom, system ERP może być sumą wielu aplikacji i różnych rozwiązań informatycznych.
KROK 2: sprawdź czym charakteryzuje się nowoczesny system ERP
Współczesne systemy ERP w przeciwieństwie do starszych rozwiązań wyróżniają się nowoczesnym i intuicyjnym interfejsem użytkownika. Platforma powinna być zbudowana w taki sposób aby wspierać produktywną pracę. Ważna jest możliwość dokonywania integracji z zewnętrznymi aplikacjami. Na przykład w przypadku Business Central jest to możliwe przez add-on, przez API lub web-services.
Trzeba się zorientować na jakich urządzeniach nowe rozwiązanie będzie dostępne. Na przykład Business Central jest dostępny w formie aplikacji webowej, programu desktopowego (Windows) lub aplikacji na urządzenia mobilne (Android i iOS).
To co wyróżnia nowoczesny system ERP to także sposób podejścia do infrastruktury sieciowej. Obecnie wyraźnym trendem jest, że nowoczesne rozwiązania ERP są hostowane w chmurze w formie aplikacji SaaS.
Nowoczesny system ERP powinien efektywnie wykorzystywać potencjał nowoczesnych technologii. Dlatego inżynierowie Microsoft pracują nad tym aby system Microsoft Dynamics korzystał z nowoczesnych rozwiązań (np. AI, LLM, machine learning itd.).
KROK 3: podejmij decyzję o zintegrowaniu różnych obszarów działalności
Efektywnie działający system ERP powinien łączyć w sobie różne obszary przedsiębiorstwa. Microsoft Dynamics 365 Business Central to kompleksowe rozwiązanie biznesowe, które obejmuje zarządzanie finansami, sprzedażą i zakupami, magazynem, produkcją oraz relacjami z klientami. Czasami stary system ERP obejmuje jedynie wybrane obszary przedsiębiorstwa co jest ograniczeniem dla efektywnego zarządzania procesami pomiędzy różnymi działami (np. komunikacja na linii dział księgowości – dział produkcji). Dlatego planując wdrożenie nowego rozwiązania warto postarać się o zintegrowanie różnych obszarów działalności w jednym spójnym systemie.
Na podstawie Dynamics 365 Business Central, obszary działalności przedsiębiorstwa można podzielić na następujące moduły:
- Finanse – obsługa procesów finansowo-księgowych (konieczna jest zgodność systemu z przepisami MSR i ustawą o rachunkowości).
- Magazyn – kompleksowe zarządzanie magazynem (między innymi wprowadzanie skanerów kodów kreskowych, aktualizowanie stanów magazynowych oraz dokonywanie inwentaryzacji).
- Produkcja – szereg różnych funkcjonalności usprawniających zarządzanie produkcją (między innymi przypisywanie zadań serwisowych do podwykonawców, produkcyjne zestawienie komponentów (BOM), kompletacja, marszruty itd.)
- Zarządzanie projektami – funkcjonalności wspomagające zarządzanie szeroko pojętym projektem (między innymi ustalanie harmonogramu prac, rejestracja czasu pracy, przydzielanie zadań i zasobów).
- Sprzedaż i zakupy – kompleksowy wgląd w dokonane zamówienia oraz integracja procesów zakupowych i sprzedażowych z księgowością
- CRM – zarządzanie relacjami z klientami. Rozwiązanie wspomagające pracę działu sprzedaży.
KROK 4: stwórz plan
Wdrożenie nowego systemu ERP może się wydawać przytłaczająco rozbudowanym zadaniem. Dlatego warto poprosić partnera, który będzie odpowiedzialny za wdrożenie o pomoc w wytłumaczeniu jak przez ten proces przejść. Można zacząć od następujących trzech kroków:
- Przygotuj listę życzeń – wypisz funkcjonalności z których obecnie korzystasz. Potem sporządź listę funkcji, które chciałbyś mieć lub które koniecznie potrzebujesz.
- Ustal budżet – poproś o ofertę na wdrożenie od kilku firm i dostosuj swój budżet do realiów rynkowych.
- Ustal harmonogram – rozmawiając z firmę wdrożeniową warto ustalić kamienie milowe oraz prognozowany termin uruchomienia systemu (Go-Live).
- Zarezerwuj czas członków zespołu – wdrożenie nowego oprogramowania wymaga wykonania pewnej pracy od członków zespołu, dlatego warto zarezerwować na ten cel czas.
- Nie bój się zadawać pytań firmie wdrożeniowej – upewnij się, że rozwiązanie, którego szukasz, odpowiada Twoim unikalnym potrzebom biznesowym i podejmij świadomą decyzję.
KROK 5: wybierz firmę wdrożeniową
Najważniejszą częścią wdrożenia nowego systemu jest wybór partnera technologicznego. Jak wiadomo wybór odpowiedniego partnera ma kluczowy wpływ na powodzenie całego projektu. Wybierając partnera warto zwrócić uwagę co najmniej na poniższe pytania:
- Czy partner ma doświadczenie we wdrożeniach dla firm z podobnej branży (lub dla firm o podobnej specyfice działania)?
- Czy partner oferuje swoją dostępność po wdrożeniu (np. w postaci usług serwisowych)?
- Czy partner dysponuje odpowiednimi zasobami, zapleczem technologicznym i kompetencjami?
- Jak wygląda umowa pomiędzy obiema stronami (czy po partnersku dba o interesy obu stron)?
- Jak wygląda szeroko pojęta jakość obsługi klienta?
Więcej o wyborze partnera technologicznego można się dowiedzieć z poniższych materiałów: